Wniosek o wydanie Karty Dużej Rodziny można złożyć w każdym czasie, w godzinach pracy  Ośrodka Pomocy Społecznej w Kępicach.

Składając wniosek, przedstawia się oryginały lub odpisy dokumentów potwierdzających prawo do przyznania Karty, w szczególności:

• w przypadku rodzica – dokument potwierdzający tożsamość oraz oświadczenie, że rodzic nie jest pozbawiony władzy rodzicielskiej ani ograniczony we władzy rodzicielskiej przez umieszczenie dziecka w pieczy zastępczej w stosunku do co najmniej trojga dzieci;
• w przypadku małżonka rodzica – dokument potwierdzający tożsamość oraz akt małżeństwa;
• w przypadku dzieci w wieku do ukończenia 18. roku życia – akt urodzenia lub dokument potwierdzający tożsamość;
• w przypadku dzieci w wieku powyżej 18. roku życia – dokument potwierdzający tożsamość oraz oświadczenie o planowanym terminie ukończenia nauki w danej placówce;
• w przypadku dzieci legitymujących się orzeczeniem o umiarkowanym albo znacznym stopniu niepełnosprawności w wieku powyżej 18. roku życia – dokument potwierdzający tożsamość oraz orzeczenie o umiarkowanym albo znacznym stopniu niepełnosprawności;
• w przypadku dzieci umieszczonych w rodzinie zastępczej lub rodzinnym domu dziecka – postanowienie o umieszczeniu w rodzinie zastępczej lub rodzinnym domu dziecka;
• w przypadku osób przebywających w dotychczasowej rodzinie zastępczej albo w rodzinnym domu dziecka, o których mowa w art. 37 ust. 2 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej – oświadczenie o pozostawaniu w dotychczasowej rodzinie zastępczej lub rodzinnym domu dziecka. 

W przypadku cudzoziemca mającego miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie zezwolenia na pobyt stały, zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej, zezwolenia na pobyt czasowy udzielony w związku z okolicznością, o której mowa w art. 186 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. poz. 1650 oraz z 2014 r. poz. 463 i 1004), lub w związku z uzyskaniem w Rzeczypospolitej Polskiej statusu uchodźcy lub ochrony uzupełniającej, jeżeli zamieszkuje z członkami rodziny na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, składając wniosek, poza ww. dokumentami, okazuje dokument potwierdzający prawo do zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W przypadku, gdy Karta zostanie zagubiona, skradziona lub w inny sposób utracona, należy złożyć wniosek o duplikat Karty. Składając wniosek o wydanie duplikatu Karty okazuje się dokument potwierdzający tożsamość lub w przypadku dziecka, odpis aktu urodzenia oraz należy dołączyć  potwierdzenie dokonania opłaty.

Wydanie duplikatu Karty podlega opłacie w wysokości 9,21 zł.

W przypadku wystąpienia zmian mających wpływ na uprawnienie do korzystania z programu członek rodziny wielodzietnej jest obowiązany do  niezwłocznego powiadomienia o zmianach. Zmiana danych zawartych w Karcie wymaga wydania nowej Karty.
W przypadku stwierdzenia utraty uprawnień do korzystania z programu posiadacz Karty jest obowiązany do niezwłocznego zwrotu Karty. Stwierdzenie utraty uprawnień do korzystania z programu następuje w drodze decyzji administracyjnej.

W przypadku gdy po złożeniu wniosku o wydanie Karty, a przed jej wydaniem, członek rodziny wielodzietnej przestał spełniać wymagania konieczne do uzyskania uprawnień wynikających z programu, pozostali członkowie rodziny wielodzietnej nie tracą uprawnień wynikających z programu.

Karta nie podlega wydaniu członkowi rodziny wielodzietnej, który po złożeniu wniosku o wydanie Karty, a przed jej wydaniem, przestał spełniać wymagania konieczne do uzyskania uprawnień wynikających z programu.

Rodzic, który nabył uprawnienia wynikające z programu, nie traci tych uprawnień, mimo wystąpienia zmian mających wpływ na uprawnienie do korzystania z programu, chyba że sąd odebrał mu władzę rodzicielską lub ją ograniczył przez umieszczenie dziecka w pieczy zastępczej. Rodzic nie traci uprawnień wynikających z programu, jeżeli sąd nie odebrał mu władzy rodzicielskiej lub jej nie ograniczył przez umieszczenie dziecka w pieczy zastępczej w stosunku do co najmniej trojga dzieci.

Małżonek rodzica, który nabył uprawnienia wynikające z programu, nie traci tych uprawnień mimo wystąpienia zmian mających wpływ na uprawnienie do korzystania z programu, chyba że uprawnienia wynikające z programu utracił rodzic lub małżeństwo z rodzicem zostało unieważnione lub rozwiązane przez rozwód.

W przypadku, gdy Karta zostanie zagubiona, skradziona lub w inny sposób utracona, należy złożyć wniosek o duplikat Karty. Składając wniosek o wydanie duplikatu Karty okazuje się dokument potwierdzający tożsamość lub w przypadku dziecka, odpis aktu urodzenia oraz należy dołączyć  potwierdzenie dokonania opłaty.